Administração Negócios

Supply chain: A importância da gestão de compras nas organizações atuais

 Gleisy Silva Meireles[1]

RESUMO

Este artigo busca demonstrar a importância da gestão de compras para as empresas, pois gestão de compras é tida como um fator estratégico nos negócios, focalizando o volume de recursos, inclusive, financeiros. Alem disso as compras envolvem a aquisição de matérias-primas, suprimentos e componentes para suprir a organização. Uma gestão de compras eficiente pode ajudar reduzir os custos, aumentar a qualidade e a produtividade do produto, de desse modo satisfazendo os clientes

ABSTRACT

This article seeks to demonstrate the importance of purchasing management for companies because purchasing management is seen as a strategic factor in business, focusing on the amount of resources, including financial. Furthermore purchases involve the acquisition of raw materials, supplies and components to meet the organization. An efficient purchasing management can help reduce costs, increase quality and productivity of the product, thereby satisfying customers.

PALAVRAS-CHAVE: Gestão de compras, Recursos, Negociação e Qualidade.

KEY WORDS: Purchasing Management, Resources, Trading and Quality.    

 

 

 

 

Introdução

            A gestão de compras tem um papel estratégico nos negócios atuais de uma organização, a função é muito ampla e, envolve todos os departamentos da empresa, principalmente o financeiro. Obter o material certo, nas quantidades certas, com a entrega correta (tempo e lugar), da fonte correta e no preço certo são todas as funções de compras.

            O departamento de compras tem a responsabilidade de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preços, além de ser  diretamente responsável pelo relacionamento com os fornecedores.

            O acto de comprar deriva de uma tomada de decisão baseada na observação de certos factores, como preço, quantidade e funcional que é basecamente o desempenho de tal fornecedor.

            Actualmente, as empresas necessitam cada vez mais de desenvolver produtos com qualidade e capazes de concorrer no mercado. Para que tal seja possível, são necessários bons fornecedores com capacidade de garantirem materiais de qualidade, bons prazos de entrega e preços acessíveis. Para o discernimento da melhor opção a tomar, os departamentos de compras analisam os fornecedores utilizando critérios de baixo custo e qualidade.

            A negociação em compras é um factor importante no que diz respeito, por exemplo, à negociação de preços entre profissionais de vendas e o negociador da empresa. A negociação é baseada nas teorias das decisões, na comunicação e na sociologia. No desenvolvimento de um processo de negociação é fundamental ter um domínio relativamente grande quanto ao que se negocia, uma vez que, é a compra de milhares de produtos, com valores dos próprios, que está a ser discutida.

            Este artigo busca demonstrar a importância da gestão de compras para as empresas, onde se tem os objetivos de explicar qual a função exercida pelo setor de compras, a qualificação dos compradores, analisar como a gestão de pode ajudar a reduzir os custos, demonstrar como selecionar os fornecedores e como se conduz uma negociação de compra. Para tal, foi utilizada pesquisa bibliográfica, em livros, sites e artigos.

Função de Compras

            A gestão de compras é tida como um fator estratégico nos negócios, focalizando o volume de recursos, inclusive, financeiros.

            A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização.

            As compras envolvem a aquisição de matérias-primas, suprimentos e componentes para suprir a organização, A função compras é um segmento essencial do Departamento de Materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de matérias ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, conferir o que foi comprado e armazenar todo o material.

            Qualquer atividade industrial necessita de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços que possa operar. No ciclo de um processo de fabricação, antes de se dar início à primeira operação, os materiais e insumos gerais devem estar disponíveis, mantendo-se, com grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento a fim de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos materiais e a sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.

            Comprar afeta indiretamente o fluxo de produtos no canal de suprimento físico, embora nem todas as atividades de aquisição sejam responsabilidade direta da logística.

            Decorrente das mudanças ocorridas nas organizações, a função compras não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de Logística das empresas. Isso porque mais do que simplesmente adquirir produtos, o setor de compras atualmente se inter-relaciona com todos os outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado.

            Algumas das mais importantes decisões que afetam os custos logísticos são: decisões relacionadas com a seleção dos pontos de embarque do fornecedor, a determinação das quantidades de compras, a coordenação dos fluxos dos suprimentos e a seleção da forma do produto e métodos de transporte.

Inicio do Ciclo de Compras

        A Globalização, que o mundo vivencia hoje, trouxe nos últimos anos, um avanço considerável em todo o processo necessário para a reposição de materiais, bens e serviços a bordo das unidades marítimas de perfuração e de produção, acelerando operações, aperfeiçoando os sistemas existentes e uniformizando procedimentos, procurando, cada vez mais, a optimização da atividade. Isto inclui menores custos para as empresas e maiores eficiência e eficácia.

            A Gestão da aquisição assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesa e não um centro de lucros.

            Atualmente, todas as plataformas de petróleo operam com 100% de comunicação via satélite, utilizando-se de canais de satélite, tudo para manter o bom funcionamento da transmissão de dados.

            O processo inicia-se a partir de uma necessidade operacional a bordo, onde o operador da atividade evidência a necessidade de reposição de uma determinada peça ou serviço. Gera-se, então, eletronicamente, via um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) uma ordem de serviço que vai determinar a necessidade de ordenar uma requisição para suprir o que falta. Já na requisição eletrônica consta uma série de informações relevantes ao sistema, entre elas, aquilo que se precisa, unidade de destino final e o custo estimado a ser gasto e que deve ser aprovado pela Gerência, de acordo com o orçamento de gastos previsto para aquela unidade, naquele período, para aquele projeto.

            A partir daí, começa-se a perceber a área de compras interagindo efetivamente com todas as outras. Sempre via on-line, o setor de compras distribui as solicitações de cotação – RFQ, do inglês Request for Quotation, que chamamos de Purchase Requisition – e entra em ação, agora mais efetivamente o chamado sistema EDI, ou Electronic Data Interchange, tecnologia para transmissão de dados eletronicamente, com precisão do fluxo de informações, rapidez e redução significativa de custos.
Novos padrões estão constantemente em desenvolvimento, necessários para assegurar a inter-operacionalidade entre pacotes de ERP pela Internet.

            Adicionalmente, também está sendo definido como os atuais padrões aplicados à Internet podem se adaptar de modo a atingir um nível de inter-operacionalidade ideal para as transações em tempo real. A aquisição de matérias primas, suprimentos e componentes, representa um fator decisivo na atividade de uma organização. As atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços , serviços e mudanças na demanda, entre outros.

            Já que grande parte do dinheiro de vendas é pago a fornecedores por materiais comprados, reduções pequenas na aquisição dos materiais podem gerar melhorias consideráveis nos lucros. Dessa forma, pode-se dizer que a gestão de compras é de vital importância para o sucesso da empresa.

            O departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa. Sua missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornando-se responsável por entregar o material no tempo adequado, com os melhores custos, qualidade e outros elementos na estratégia de operações. É necessário que os gerentes de compras envolvam-se em várias atividades como manter um banco de dados e seleção de fornecedores, negociar contratos com os mesmos e agir como intermediário entre os fornecedores e a empresa.

A Qualificação de Compradores

            As pessoas que trabalham com compras, precisam estar bem informadas e atualizadas, além de terem boa comunicação, facilidade para trabalhar em equipe e um poder de negociação.

            Atualmente o comprador é um elemento experiente e a função é tida e reconhecida como uma das mais importantes em uma empresa. O padrão atual exige que o comprador tenha ótimas qualificações e esteja preparado para usá-las em todas as ocasiões. Para conduzir eficazmente suas compras, deve demonstrar conhecimentos amplos das características dos produtos, dos processos e das fases de fabricação dos itens comprados. Deve estar preparado para discutir em igual nível de conhecimento com os fornecedores.

            O bom comprador deve saber ouvir atentamente todos os argumentos apresentados pelo vendedor, para depois tomar a decisão mais sensata. Muitas vezes os o comprador poderá contra-argumentar com o vendedor, fazendo com que a negociação traga benefícios para a empresa.

            No setor de compras podem existir vários tipos de compradores, são citados os seguintes cargos: Chefe de Compras; Comprador de Materiais diversos; Comprador técnico; Comprador de matéria-prima; Auxiliar de compras e Acompanhador de compras – Follow-up.

            Compradores com boa negociação profissional fornecem às empresas condições de fazer bons negócios; daí vem a maior responsabilidade, constituindo o comprador uma força vital, que faz parte da própria vida da empresa, pois o objetivo é comprar bem e eficientemente, e com isso atender aos objetivos de lucro, uma vez que o departamento de Compras é, em igualdade de condições com outras ares, um centro de lucro. E será mais ainda um centro de lucro quando os fornecedores forem encorajados a enfrentar novas idéias e novos projetos, dispondo-se a aproveitar a oportunidade de fazerem novos negócios.

 

A Gestão de Compras como Meio de Redução de Custos

            O setor de compras ocupa uma posição importante em muitas empresas, pois suprimentos, peças e vários outros materiais comprados representam, cerca de, 40 a 60% do valor final das vendas de qualquer produto. Isso significa que reduções de custos relativamente baixas adquiridas durante a compra de materiais podem ter um impacto maior sobre os lucros em comparação a outras melhorias semelhantes em outras áreas de custos e vendas da empresa.

            É muito importante que o comprador conheça ou faça uso da análise preço-custo e tenha um conhecimento básico de sistemas de custo, ou seja, ele deve ter o conhecimento de como é montada a estrutura do preço de venda.

            Um sistema ideal seria o que, com um grupo de técnicos executasse análises completas dos produtos que são comprados constantemente e que representam o percentual máximo do volume de compras da empresa. Estes produtos teriam seus preços objetivos coletados minuciosamente, com o objetivo de dar ao comprador os meios adequados à suas negociações. O controle seria feito através da comparação entre os preços objetivos desejados, ou as suas variações, com os preços negociados.

            Uma opção que o comprador tem são os descontos ofertados pelos fornecedores, nesse caso os descontos são dados ao adquirir grandes quantidades de materiais. As quantidades de cada compra e seu momento afetam os preços a serem pagos.

            O agente de compra é seguidamente incentivado a comprar em grandes quantidades. Os fornecedores certamente oferecerão preços baixos para a compra de grandes quantidades, pois isto fará com que se beneficiem pela economia de escala e consigam inclusive repassar parte desses benefícios aos compradores mediante incentivos sobre preços.

            O custo e composto de acordo com o tipo de empresa, mas em geral existem três grupos principais: custo de fabricação, custo de pesquisa e desenvolvimento e custo das vendas.

Seleção de Fornecedores

            A busca para produzir um produto de boa qualidade e que esteja preparado para concorrer no mercado, necessita ter bons fornecedores, que atendam a necessidade da empresa tanto em qualidade da matéria oferecida, quanto no prazo de entrega e preço.

            Selecionar fornecedores é reunir um grupo, do maior tamanho possível, que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões pré-estabelecidos como adequados. O objetivo principal é encontrar fornecedores que possuam condições de fornecer os materiais necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com menores preços e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento. E que os fornecedores selecionados sejam confiáveis como uma fonte de abastecimento continua e ininterrupta desses diversos parâmetros analisados e quantificados é que se deve fazer a escolha dos fornecedores adequados para se manter no cadastro de compras.

            Existem três tipos de fontes de fornecimento, tais fontes podem ser chamadas de: única, múltipla e simples.

     a) Fonte única – fornecedor que atenda de forma exclusiva devido ao tipo de produto patenteado, especificações técnicas, matéria-prima, localização.

     b) Fonte múltipla – são utilizados mais de um fornecedor, este tipo de fonte oferece concorrência que ocasionam preços mais acessíveis ou melhores serviços.

     c) Fonte simples – esta é uma decisão mais elaborada, sendo planejada pela organização com o intuito de selecionar um fornecedor para um item quanto existem vários fornecedores, ou seja, visa a criação de uma parceria à longo prazo.

            Para selecionar seus fornecedores, o departamento de compras deve identificar através de catálogos, revistas especializadas, lista telefônica especializada ou até mesmo de informação obtida junto ao pessoal de vendas, quais fornecedores estão mais adequados ao perfil do produto a ser produzido.

            Para tal recomenda-se a utilização de um método de classificação e exclusão de possíveis fornecedores.

            Após a seleção dos possíveis fornecedores pode-se utilizada uma ferramenta de classificação, onde são atribuídos pontos de peso para cada característica que devam fazer parte do controle de compras.

            Um dos instrumentos mais eficazes no relacionamento entre comprador e fornecedores é a confiança, quanto mais aberta e clara a negociação, melhor será a compra, as informações devem ser abertas a todas as partes envolvidas para que não ocorram falhas na comunicação, e se encontradas falhas deveram ser corrigidas através de diálogos.

            Pois da mesma forma que o comprador que receber seus pedidos nas melhores condições que ele determina, o fornecedor quer que seus clientes fiquem satisfeitos e que fiquem fiéis a eles.

            Todos os fornecedores, independente do seu porte, devem ser considerados a fonte mais próxima de economias, pois é bem mais fácil criar condições para obter custos inferiores no abastecimento do que inventar substituições de matérias ou eliminar componentes, o que empobreça o produto final.

            O administrador de materiais sempre deve ter um bom relacionamento com seus fornecedores, pois eles fazem parte da produção mesmo sendo outra empresa.

A Negociação de Compra

            A negociação não é uma briga entre comprador e vendedor, e um deles ganha e outro sai perdendo. Embora essa competição esteja inserida no processo de negociação. Pode-se afirmar que houve uma boa negociação, quando ambas as partes saem ganhando. Por isso uma das principais habilidades de um comprador é saber negociar.

            Afirma que é fundamental ter conhecimento interpessoal dos negociadores, identificando quais seus estilos, seus pontos fortes e pontos fracos, suas necessidades e motivações.

            O processo de negociação obedece a seis etapas que precisam ser cumpridas com muito cuidado para que o resultado final seja positivo, pois, problemas não resolvidos em alguma dessas etapas, podem comprometer os objetivos estabelecidos. Essas etapas são: Preparação; Abertura; Exploração; Apresentação; Clarificação e Ação final.

            O negociador não deve jamais ser impessoal, selecionar comportamentos “dentro do figurino” porque são corretos, enfatizar relações profissionais (empresa x cliente, patrão x empregado), tratar o outro como cliente, empregado ou colega ou como pessoa que necessita de ajuda, preocupar-se em mudar, curar ou melhorar o indivíduo deficiente, concentrar-se em abstrações, generalidades ou princípios, concentrar-se em julgamentos morais e avaliação, concentrar-se nas limitações da outra pessoa, preocupar-se com punições e prêmios, empregar terminologia de medo, risco, precaução e conversação, concentrar-se em palavras, semânticas e modo de falar.

Logistica de Material

            Fatores determinantes para o bom desempenho dos negócios. Não faz muito tempo, a LOGÍSTICA era percebida apenas como parte operacional das empresas. A redução de custos era a única prioridade no processo logístico. Hoje, o contexto é outro. Líderes de mercado destacam a logística como fundamental para os ganhos daqueles que atuam em um segmento cada vez mais competitivo. As exigências por melhores indicadores de performance e satisfação dos clientes são crescentes.

Os sinais da valorização da logística nos negócios nos dias de hoje pode ser exemplificada na criação do cargo de diretoria de logística nos organogramas das empresas e também no papel desempenhado pela atividade no cenário globalizado.

“A visão de negócio, o foco no cliente, o conhecimento em marketing, os conhecimentos específicos em compras, movimentação, armazenamento, embalagem, transporte e o conhecimento em tecnologia e gestão de custos são diferenciais do profissional de logística hoje.

            Boas escolhas nas parcerias, atenção para novidades no mercado e conhecimentos técnicos são algumas das características que contribuem para reduzir custos e garantir o melhor produto final. Estas são algumas das principais demandas do profissional de compras.

            No Brasil, somente no início desta década, a área de compras deixou de ser mero suporte para ser considerada estratégica. Mais do que gerenciar aquisições, contratos, cadastramentos, qualificação de fornecedores, o setor de compras deve influenciar o desempenho de outras unidades da organização por meio da negociação de melhores preços e fornecedores, garantir de regularidade no suprimento de matéria-prima e fazer cumprir os prazos.

            O profissional de compras precisa ter visão sistêmica, saber negociar não apenas com fornecedores, mas com clientes internos. Precisa tomar decisões com base em indicadores de desempenho e estar atento ao ambiente externo, de modo a adotar estratégias de negociação coerentes com a conjuntura econômica.

            Setor primordial dentro da empresa, onde tem que ter um cuidado pelo fato de envolver um alto custo se for mal administrado, com a logística você consegue mensurar outros setores, como por exemplo o setor de compras, nos dias de hoje com uma boa logística você consegue sobressair em relação aos seus concorrentes, por se tratar de uma vantagem competitiva.

Armazenagem de Material

            Armazenar é o ato de guardar o material em condições especificas para o consumo, até que o material seja solicitado, respeitando normas vigentes. A armazenagem é constituída por um conjunto de funções de recepção, descarga, carregamento, arrumação e conservação de matérias-primas, produtos acabados ou semi-acabados.

            A conservação do material é um fator de extrema importância, devendo adequar o ambiente aos materiais, de forma que suas características sejam preservadas até serem entregues ao consumidor final, pois se for realizado de maneira inadequada, pode acarretar grandes prejuízos para a empresa, maximizando periculosidade e insalubridade (risco na saúde dos funcionários em caso de produtos químicos).

            Os objetivos da armazenagem são: guardar e conservar mercadorias da maneira mais eficiente possível, máximo aproveitamento do espaço, fornecer a identificação do produto, acesso fácil, máxima proteção dos materiais, poupar tempo, mão de obra, equipamento e proporcionar a movimentação rápida e fácil desde o recebimento até a expedição.

            A armazenagem leva soluções para os problemas de estocagem de materiais que possibilitam uma melhor adaptação entre as cadeias de suprimento, produção e distribuição.

            O planejamento desta integração deve ser efetuado segundo as variáveis estratégica, através de estudos de localização aspecto técnico, através de estudos de gerenciamento e planejamento operacional através de estudos de equipamentos de movimentação, armazenagem e layout.

            De  forma a ir ao encontro  das necessidades das empresas, e uma vez que  os materiais têm tempos  mortos  ao longo  do processo, estes  necessitam  de uma armazenagem  racional e  devem obedecer a algumas exigências: A quantidade suficiente para a produção planejada. A qualidade recomendada ou pré-definida como conveniente no momento da sua utilização; A oportunidade e disponibilidade no local e momento desejado; O preço mais econômico possível.

            O processo de armazenamento de materiais, compreende a guarda, a localização, segurança e preservação de materiais adquiridos, produzidos e movimentados por uma organização, a fim de atender  suas necessidades operacionais, sejam elas de consumo, revenda, ou reserva para uso eventual.

            Podemos definir como missão do processo de armazenamento, o compromisso entre os custos, e a melhor solução para a organização. Sendo que na prática, isto somente é possível, quando levamos em conta todos os fatores que influenciam os custos de armazenagem, bem como a importância dos mesmos.

Conclusão

            Neste artigo, destaca-se que a gestão de compras e suas áreas correspondentes estão obtendo um maior destaque nas organizações, pois para alguns pode parecer que a função de compras seja simples, mas não basta apenas comprar, é necessário comprar bem.

            O departamento de compras merece uma atenção diferenciada. Pois se percebe que todo processo produtivo começa na compra de matéria-prima, uma gestão de compras eficiente pode reduzir os custos, aumentar a produtividade e a qualidade, consequentemente, conquistando a satisfação dos clientes.

            Por conta de todos esses fatores e outros que não foram citados, para manter uma organização competitiva, e alcançar o sucesso, se faz necessário uma cooperação eficiente de todos os cargos e departamentos, desde serviços gerais até os mais altos executivos, entre eles esta a Gestão de Compras, que como todos os outros, necessitam de profissionais qualificados.

Referências Bibliográficas:

http://www.aslog.org.br

BALLOU, R. H. Decisões de compras e de programação de suprimentos. In:. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial. 5. ed. Porto Alegre: Bookman, 2006. cap. 10, p. 356-364.

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DIAS, M. A. P. Administração de Compras. In:. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2009. cap. 5.

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[1] Bacharel em Administração UNESA Universidade Estácio de Sá, Campus Macaé, RJ.